E-Mail-Archivierung seit 1. Januar 2017 gesetzliche Pflicht

E-Mail-Archivierung seit 1. Januar 2017 gesetzliche Pflicht

NEUENDETTELSAU

Die mehr als 50 Besucher des Vortrags „E-Mail-Archivierung – praktische Anforderungen und gesetzliche Vorgaben“ im Dialog-Hotel Neuendettelsau staunten nicht schlecht, als Referent Matthias Matz von der Securepoint GmbH aus Lüneburg gleich zu Beginn betonte: „Jede Form von Willenserklärung per Mail fällt für den Unternehmer unter die Archivierungspflicht!“. Der Vortrag des Unternehmerforums Ansbach erfolgte auf Initiative der Firma PC-Dienstleistungen Karl Greiner Neuendettelsau und Heilsbronn. Seit dem 1. Januar 2017 gelten sehr strenge Regeln zur Archivierung nach GoBD – die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Viele Firmen haben noch nicht erkannt, wie umfangreich die GoBD in die organisatorischen Prozesse eingreifen. Wer nicht handelt, wird gravierende Folgen auf sich nehmen müssen. Wer muss archivieren? Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren. Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches. Die neuen Gesetze verlangen die unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiträume (6, 10, 30 Jahre oder sogar ewig wie bei Versicherungspolicen). Wann wird der Verstoß entdeckt? Meistens müssen Unternehmen aufgrund einer Betriebsprüfung oder Kontrollmitteilung bei sich oder bei einem Unternehmen, mit dem Geschäfte gemacht werden, auf Dokumente zu abgeschlossenen Geschäften zurückgreifen. Oftmals melden auch unzufriedene Mitarbeiter Firmen beim Finanzamt. Wichtig: Das kann auch Jahre später passieren! Bei produzierenden Unternehmen kann auch die Gewährleistungspflicht im Rahmen einer Produkthaftung einen Rückgriff auf alte Geschäftsunterlagen erforderlich machen. Nur bei vorhandenen Unterlagen können Unternehmen beweisen, dass sie beispielsweise Steuern ordnungsgemäß bezahlt oder Produkte wie vereinbart produziert haben. Wie muss archiviert werden? Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht. Das heißt konkret: Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z.B. per E-Mail gesendet oder empfangen, sollte unverzüglich gehandelt werden. Rechtssichere Archivierungs-Systeme bieten Firmen wie die Securepoint GmbH – Matthias Matz erläuterte hierzu die revisionssichere Methode der Speicherung mittels eines „UMA“, Unified Mail Archive, inkl. Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifiziertem Zeitstempel.

K W / Textquelle + Informationen: www.securepoint.de

Foto: Haberzettl

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